Цифровые презентации
Семейный отпуск или торговая презентация - все эти события могут быть прекрасно освещены с помощью цифрового слайд-шоу. В этой главе описываются особые требования к цифровым фотографиям, которые будут использованы в презентации, а также советы по созданию цифровых слайд-шоу для дома или бизнеса.
Требования цифровой презентации
Называете ли вы их слайд-шоу, диафильмами или аудиовизуальными презентациями,
графический материал, выдаваемый группам, является освященным веками способом
обучения, развлечения, подготовки или убеждения. Тем не менее не все презентации
одинаково образовательные, убедительные или забавные. Некоторые даже скучные.
Если вам пришлось испытать на себе диафильм под названием «Наш друг -
пищевод» в школе во время уроков биологии, если вы дремали во время очередного
слайд-шоу, посвященного отпуску вашего соседа, или занимали себя посторонними
вещами во время изнурительных демонстраций графиков на деловом совещании,
вы знаете, что я имею в виду.
Хорошие цифровые фотографии и отсканированные изображения могут помочь
вам избежать создания презентации, скучной до такой степени, что ваши
зрители начнут притворяться серьезно больными или будут с надеждой смотреть
на свои пейджеры каждые несколько минут в поисках извинения за уход, дабы
избежать пытки. Однако одни только изображения не сделают за вас всю работу.
Вам все равно придется использовать свои творческие способности, чтобы
создать презентацию, которая захватит внимание ваших зрителей, удержит
их заинтересованными и передаст информацию, которую вы хотите до них донести.
Изображения - это лишь один из инструментов передачи информации.
Другими инструментами, которые вы можете использовать, являются звук,
анимация, интересные переходы между слайдами и информационный текст, который
должен быть предельно сжатым и по существу. Ваше собственное повествование,
которое может стать интерактивным диалогом, если вы отвечаете на вопросы
аудитории, является другой важной составляющей успеха. Важно помнить,
что презентации не должны быть неприятной рутинной работой. Цифровые камеры
и сканеры делают создание соответствующих изображений легким, а программное
обеспечение по созданию презентаций, такое, как Microsoft PowerPoint,
может освободить вас от нудной работы, которая часто приводит к получению
скучных результатов (если вам было скучно делать свою презентацию, будет
странно, если ваша аудитория на ней не заскучает).
В следующих разделах описываются некоторые вещи, о которых вы должны подумать
при создании цифровой презентации.
Как ни странно, во многих слайд-шоу бывает неуместно помещать на каждый
слайд только изображения. Как говорится, изображение стоит тысячи слов,
но существует множество моментов, когда вы не захотите говорить тысячи
слов. Это особенно верно, когда вы используете изображение для передачи
сообщения, но ваше изображение можно по-разному интерпретировать. Показ
неоднозначной фотографии хуже, чем никакого изображения совсем, что я
вам продемонстрирую в следующем разделе. В таких случаях вам лучше будет
представить простой текстовой слайд, на котором будет указана информация,
которую вы хотите передать. Вот почему были изобретены маркеры!
Подумайте о сообщении, которое вы хотите передать своим зрителям. Если
в вашей презентации присутствуют специфические факты, цифры или тенденции,
которые вам нужно сообщить, вы предпочтете использовать текст, схемы или
графики. Если вы хотите выразить чувства, показать различия между объектами
или представить точное изображение того, как что-либо выглядит, изображения
с этим справятся лучше всего.
Деловые презентации часто нуждаются в нескольких хорошо размещенных изображениях
для того, чтобы разбить бесконечный поток текста или проиллюстрировать
определенное мнение. Персональные слайд-шоу - изображения вашего отпуска,
семейных историй, те снимки ваших детей, которые вы и несколько избранных
родственников считают прелестными, - обычно лучше всего создавать преимущественно
из изображений, сопровождаемых непринужденным повествованием по мере того,
как вы показываете шоу. Сбор правильно подобранной коллекции изображений
и не изобразительного материала является одним из наиболее важных этапов
при планировании и создании вашей презентации.
Выражение идей с помощью изображений
На рисунке 10.1 показан пример слабо продуманного, неоднозначного изображения, о котором я упоминал ранее. Этот снимок может безнадежно сбить с толку в нескольких различных контекстах. Возможно, вы хотели сделать его забавным выводом из презентации о будущем своей компании, или вы задумывали использовать его, чтобы закончить лекцию о путешествии. Вы могли считать, что данной фотографией вы подразумеваете, что дорога вперед длинна, но мы пройдем ее вместе, однако ваши зрители, вероятно, подумают о чем-нибудь другом.
Рисунок 10.1. Ваши фотографии не должны быть слишком неоднозначными. (The Road Ahead- «Дорога Вперед»)
Вам нужно тщательно продумать то, о чем каждое изображение в презентации говорит, и выкинуть те, которые требуют длительных объяснений. Если только вы не сопровождаете слайд долгим описанием, большинство изображений не должно оставаться на экране более 15-20 секунд, так что ваше изображение должно быть приятным и лаконичным. В большинстве случаев информационно насыщенные изобразительные материалы, которые нравятся зрителям, лучше всего оставить для размещения в книгах или для распечатки, вставки в рамку и вывески на стенде.
В главе Композиция я советовал вам взглянуть
на свой основной объект и оформить изображения так, чтобы они были гармоничными,
располагая некоторые из них горизонтально, а некоторые вертикально. В
слайдовых презентациях (при использовании как цифровых, так и традиционных
пленочных фотографий) существуют некоторые значительные ограничения на
то, как вы располагаете свои изображения.
Мы привыкли смотреть кино, телевизионные шоу и те школьные диафильмы,
которые нам демонстрировали на уроках, в горизонтальном формате, и большинство
компьютерных мониторов также ориентированы в ширину или в гори-зональном
положении. Так, даже материал, который сам по себе располагается
вертикально, такой, как документы в текстовом редакторе или Web-страницы,
чаще всего демонстрируется на экране, размеры которого в ширину больше,
чем в высоту. Поэтому на практике все слайды презентации должны показываться
в горизонтальном формате, и все они должны иметь один и тот же размер
области изображения (размер экрана, очевидно, не может изменяться). Изменение
ориентации или относительных размеров может очень сильно дезориентировать,
поскольку шоу перемещается от одного изображения к другому. На рисунке
10.2 показана серия слайдов, которая приведет смотрящих в замешательство.
Это не означает, что вы не можете включать как горизонтальные, так и вертикальные
изображения в свои слайд-шоу, вы просто не должны смешивать обе ориентации
в качестве полноформатных изображений. Чтобы использовать вертикальное
изображение в презентации, вы должны разместить его на горизонтальном
слайде и скомпоновать с другими элементами. На рисунке 10.3 показана серия
слайдов, в которой это было сделано.
Рисунок 10.2. Смешивание вертикального и горизонтального расположения в слайд-шоу может сбить зрителей с толку
Ваше программное обеспечение для создания презентаций, такое, как PowerPoint, может позволить вам скомпоновать ваши слайды в вертикальном формате в меню Page Setup. Тем не менее все слайды в презентации будут вертикальными, и, если они показываются на мониторе с ландшафтным режимом или проекционном экране, на них останется темное пустое место с каждой стороны от слайда. Используйте эту возможность только для создания специального эффекта.
Рисунок 10.3. Вот те же самые изображения, расположенные в горизонтальных слайдах
При создании изображений для цифровой презентации помните о разрешении
дисплея. Изображение, которое выглядит хорошо на вашем 17-дюймовом мониторе,
может не быть столь неотразимым на проекционном экране с диагональю в
35-52 дюйма и больше. Тонкие детали, которые, как вы думаете, будут видны,
на самом деле могут распасться на пиксели и стать нечеткими при увеличении
до громадных размеров.
В отличие от Web-страниц, слайдовые презентации тяготеют к использованию
изображений с более высокими разрешениями. Программное обеспечение по
созданию презентаций автоматически изменит размеры вашего изображения
с высоким разрешением, чтобы разместить его на той площади слайда, которую
вы для него назначили, делая все возможное, чтобы использовать максимальное
доступное разрешение. Основной недостаток использования больших цифровых
изображений в презентации заключается в том, что более медленные компьютеры
могут тратить больше времени на загрузку и отображение таких изображений.
На практике, однако, вы найдете, что ограничения разрешения/размера относятся
только к старым компьютерам, особенно если вы будете демонстрировать вашу
презентацию на старом лэптопе с медленным процессором и ограничен ным
местом на жестком диске. В наши дни, когда ЦПУ с частотой 800 МГц является
практически минимумом, который можно обнаружить в любом новом компьютере
(это верно как для Windows, так и для Мас), и жесткие диски на 100 Гб
продаются за сотню долларов, вы должны беспокоиться скорее не о наличии
достаточного разрешения, а его избытке.
Вспомните мой совет, данный ранее в этой главе, о том, что не нужно
желать, чтобы ваши изображения стоили тысячи слов. Ваши слайды появятся
на экране только на ограниченное время, возможно на полминуты или меньше
(если вы собираетесь говорить в течение двух или трех минут при отображении
одного слайда, вы, вероятно, должны подумать о добавлении еще одного или
двух слайдов). Кроме того, существуют другие вещи, которые будут происходить
в то время, когда демонстрируется ваше изображение. Изображение может
сопровождать текст, или вам, возможно, нужно будет сказать несколько слов
о том, что видит аудитория. Поэтому весьма вероятно, что в течение короткого
промежутка времени, когда изображение будет демонстрироваться, ваша аудитория
не сможет сконцентрироваться на нем всерьез.
С точки зрения композиции это означает, что ваше изображение должно быть
по возможности просто и эффективно. Зрители должны быть способны понять
с первого взгляда, что оно «говорит», и получить наиболее важную информацию
в течение нескольких секунд. Здесь приводится несколько советов по созданию
эффективной композиции слайд-изображений, большая часть которых сходна
(или является вариациями) с советами, описанными в главе Композиция.
- Главный объект должен быть только один. Обычные фотографии могут включать другие интересные объекты, но в слайд-презентации такая сложность просто может запутать.
- Сделайте наиболее важный объект на изображении самым большим, ярким и четким. Это даже более важно, чем для стандартного цифрового изображения, которое будет просматриваться на экране или в распечатанном виде.
- Используйте линии, кривые или повторяющиеся объекты для создания моделей или привлечения внимания. Это на самом деле упростит изображение, позволяя зрителю легче сконцентрироваться на основном объекте.
- Используйте большие, а не маленькие объекты или фигуры. Если вы можете заполнить половину или большую часть своего изображения одним-единственным объектом, то так будет намного лучше.
- Следите за слиянием/объединением объектов в ваших изображениях. Будьте особенно осторожны с объектами, близкими к краям картинки.
- Обратите внимание на цвета вашего изображения и убедитесь, что они не дисгармонируют с цветом шаблона слайда или изображением, которое только что было показано или будет показано сразу вслед за данным. Например, если вы переходите от преимущественно желтого изображения к изображению, которое в основном красное, и наоборот, вы, вероятно, создадите у своей аудитории головную боль.
- При предварительном просмотре вашего слайд-шоу изучите, насколько ровно изображения сменяют и дополняют друг друга.
При формировании композиции слайд-шоу соблюдаются в основном те же принципы, что и для традиционных цифровых изображений, но с несколькими исключениями, отмеченными здесь. На рисунке 10.4 показано, как можно объединить текстовые и графические композиционные элементы.
Рисунок 10.4. С помощью показа больших объектов и простого, легкочитаемого текста можно сделать удачный слайд
Создание цифрового слайд-шоу включает несколько этапов. В этом разделе приводится краткое описание того, что вам необходимо сделать, чтобы создать успешную презентацию.
Наиболее важным шагом является, конечно, подготовка сценария или примерного
текста (либо и того и другого). Вы захотите спланировать свое слайд-шоу
прежде, чем начинать собирать слайды. Сделайте список тем, которые вы
хотите охватить, соберите все изображения, которые вы хотите включить,
а затем рассортируйте их по определенной схеме.
Вы, возможно, справитесь и с помощью лишь одного сценария. Сценарий состоит
из текста, который является вашей речью, и описания изображений, которые
сопровождают текст. Текст вашей речи может быть схематичным, если вы планируете
«экспромт» (возможно, лишь несколько примечаний о том, что вы должны обязательно
сказать), или таким же подробным, как сама речь. Описания изображений
должны быть достаточно полными, чтобы вы или кто-нибудь еще, работая со
сценарием, могли взглянуть на дисплей и подтвердить, что демонстрируется
соответствующее изображение. Включите в сценарий реплики, подающие условный
сигнал перехода к новому слайду.
Если ваша презентация включает много визуального материала, вы, возможно,
захотите создать черновой вариант, в котором все изображения показаны
в том порядке, в котором вы хотите их отображать. Вы найдете, что пакеты
по созданию презентаций (описываемые в следующем разделе) включают режим
архива или небольших изображений, который позволяет просмотр или распечатку
групп слайдов в нужном порядке на одной странице. На рисунке 10.5 показан
режим Сортировщика слайдов (Slide Sorter) программы PowerPoint, который
может быть использован для организации слайдов в режиме архива.
Рисунок 10.5. Архивы являются великолепным способом визуализации хода вашей презентации
Просто создайте черновое слайд-шоу только с изображениями и используйте
его в качестве своего архива. Если некоторые изображения требуют небольшой
корректировки и подготовки (например, вы хотите включить фотографии совета
директоров, ключевых менеджеров, то новое здание, которое ваша компания
строит, или продукт, который еще не был завершен пока), вы можете использовать
свою цифровую камеру, чтобы сделать несколько временных снимков для использования
их на этапе планирования. Найдите несколько добровольцев, разместите их
так, как будто они являются советом директоров, важными шишками в компании
и так далее, и сделайте макеты фотографий, которые вам нужны. Сфотографируйте
внешний вид любого строения, чтобы представить ваше новое здание, или
используйте существующий продукт, чтобы заменить им тот, что находится
в стадии разработки.
Вы можете даже использовать эти черновые снимки, чтобы получить одобрение
вашего сценария/чернового набора изображений, если это необходимо. Затем,
когда этап планирования будет завершен, возьмите свою цифровую камеру
снова и сделайте настоящие фотографии, которые вы будете использовать
в презентации. Работая таким образом, вы можете сэкономить огромное количество
времени, поскольку вы часто сможете избежать создания снимков, которые
вам не понадобятся. Если в показе изображения нового завода вам откажут
или выпуск обещанного продукта будет отложен, вы можете удалить черновое
изображение и продолжить работу, затратив на это лишь немного усилий.
Работа с программой по созданию презентаций
Как только вы спланируете свое шоу и сделаете необходимые изображения,
придет время приступить к работе с вашим программным пакетом по созданию
презентаций. Программное обеспечение для создания цифрового слайд-шоу
вы можете использовать на свое усмотрение. Существуют пакеты, разработанные
специально для презентаций, такие, как Astound, Corel Presentations, Power
Show компании Kai, Harvard Graphics или Microsoft PowerPoint. Все они
имеют изощренные инструменты для создания слайдов, построения многократно
используемых шаблонов и включают специальные эффекты и анимацию.
Вам не придется платить много денег за профессиональное программное обеспечение
по созданию презентаций. Я обнаружил, что Starlmpress, компонент набора
StarOffice компании Sun Microsystem, имеет фактически все возможности
PowerPoint, легче в изучении и может быть загружен бесплатно с сайта www.staroffice.com.
Да, это так: Sun предлагает загружаемую версию StarOffice бесплатно. Вы
также можете приобрести CD-ROM с документацией по разумной цене. Starlmpress
даже включает эквивалент свойства Pack and Go программы PowerPoint. В
PowerPoint и Starlmpress есть компонент, который упаковывает вашу презентацию
в файл, который вы можете перенести на другой компьютер, чтобы проиграть
слайд-шоу на системах, на которых нет нужного программного обеспечения.
StarOffice доступен как для компьютеров с Windows, так и для тех, что
работают под операционной системой Linux (в то время как PowerPoint доступен
для систем Windows и Мас). Если совместимость с Мае неважна для вас (или
совместимость с Linux), предпочтительнее попробовать поработать в StarOffice.
Если вы ищете что-либо более простое, многие программы по управлению изображениями/созданию
альбомов, подобно ULead PhotoImpact Album, имеют режим слайд-шоу, который
позволит вам за одну секунду выбрать изображения для создания нового слайд-шоу.
PhotoImpact Album позволяет вам даже указывать типы переходов между слайдами
(растворение, стирание и так далее). BPhotoImpact вы также можете решить,
отображать ли следующий слайд после самостоятельно выбираемого интервала
времени или после нажатия на кнопку мыши или клавиатуру, и вы можете сохранить
определенное шоу для повторного использования в любое время.
Советы по созданию и проведению безукоризненной презентации
Описание и создание слайдов для презентации представляет собой только половину работы (и половину веселья). В следующих разделах будут приведены некоторые советы по улучшению вашего шоу и проведению безукоризненной презентации перед увлеченной аудиторией.
Вы должны учесть следующие моменты при окончательной доработке вашей презентации.
Не перестарайтесь
Бывали ли вы когда-либо на презентации, где освещение комнаты было таково,
что вы не могли как следует разглядеть экран? Или докладчик использовал
так много анимационных эффектов, что ваши коллеги делали ставки на следующую
анимацию, вместо того чтобы сконцентрироваться на содержании речи докладчика?
Тогда вы имеете по крайней мере несколько мыслей по поводу того, чего
не следует делать на презентации. Не переусердствуйте в своих усилиях
повысить эффективность презентации. Вы можете использовать сделанную со
вкусом анимацию на каждом слайде, но вы не захотите использовать полдюжины
анимационных эффектов, несколько звуковых эффектов и мерцающие области
более одного раза (если вообще захотите).
При применении переходов между слайдами и эффектов анимации придерживайтесь
старой пословицы «Чем меньше, тем лучше». Используйте лишь один или два
перехода между слайдами и эффекта анимации для подчеркивания ваших наиболее
важных моментов, или ваша аудитория может отвлечься от содержания вашей
презентации.
Практика, практика и еще раз практика
Об этом даже не стоит говорить (хотя я и говорю об этом). Но вы также должны следить за временем хода презентации, чтобы знать, как долго продлится шоу, и иметь возможность ускорить темп проведения данного мероприятия. Если вы не даете себе достаточно времени во время репетиции, учтите, что слайд-шоу, которое установлено на автоматический показ, будет переходить от слайда к слайду вне зависимости от того, готовы вы к этому или нет. Также учтите, позволяется ли аудитории задавать вопросы во время презентации.
Принимайте во внимание критические отзывы
Вы, возможно, захотите попросить имеющего опыт работы с презентациями коллегу, чтобы он ознакомился с вашим проектом и внес критические замечания по поводу вашей презентации. Это поможет вам представить более интересный общий пакет презентации.
Отрепетируйте произнесение вступительной речи
Основные принципы публичного обращения могут помочь вам спланировать содержание вашей презентации. Подумайте о вашей аудитории. Кто они? Каковы их потребности? Планирование вашей презентации с учетом аудитории может оградить вас от редактирования в последующем.
Ограничьте количество слов на слайдах
Используйте свои слайды как переход от одной мысли к другой, ограничивая количество слов на них до одного ключевого слова или фразы.
Когда наступит время презентации, будет еще не слишком поздно убедиться, что все идет как надо.
Изучите доступное оборудование
Задайте вопросы лицу, отвечающему за оборудование, о таких вещах, как аудиосистема и экран или проектор. Будете ли вы использовать нагрудный микрофон или микрофон, устанавливаемый на помосте? Какой тип проектора будет использован? Если вы будете использовать проектор, с которым вы не знакомы, запланируйте прийти в конференц-зал заранее, чтобы иметь возможность провести генеральную репетицию своей презентации. Тщательно изучите оборудование.
Проверьте освещение
Освещение комнаты, в которой будет проводиться ваша презентация, может повлиять на визуальное качество презентации. Не слишком ли там ярко или можно менять интенсивность освещения? Если вы способны спланировать это заранее, подумайте об использовании слайда со светлым фоном и более темным текстом в комнате, которая освещена слишком ярко. Оградите свою аудиторию от ужасного ослепляющего эффекта, создаваемого белым экраном, с которым все мы сталкивались при показах слайд-шоу семейного отпуска.
Будьте готовы к показу в походных условиях
Если ваша презентация должна происходить во время путешествия или будет демонстрироваться на ноутбуке, на котором не установлен PowerPoint, убедитесь, что использовали опцию Pack and Go (или Эквивалент в вашей программе создания презентаций) при сохранении презентации на диске. Pack and Go включает все, что вам нужно для проведения презентации, включая необходимое программное обеспечение управления дисплеем. Это гарантирует, что вы сможете провести свою презентацию независимо от того, установлена ли у вас программа PowerPoint или другое программное обеспечение или нет. Мастер настройки Pack and Go программы PowerPoint проведет вас по процедуре сохранения поэтапно.
Будьте готовы к вопросам
Если вопросы разрешаются, остановка презентации PowerPoint, которая использует автоматическое переключение слайдов, может быть выполнена с помощью щелчка правой клавиши мыши на слайде и выбора Экран (Screen), Пауза (Pause) в меню быстрого вызова. Для того чтобы продолжить показ слайд-шоу, нажмите правой клавишей мыши на слайд и выберите Экран (Screen), Продолжить (Resume) в меню быстрого вызова.
Ваша работа еще не окончена, хотя все огни уже погашены.
Слейтесь с аудиторией
Распространите свои проспекты (пакеты по созданию презентаций могут сделать их для вас автоматически).
Прислушайтесь к отзывам
Примите одобрения и похвалы (особенно те, что связаны с вашими цифровыми фотографиями), но поощряйте и те виды отзывов, которые помогут вам в будущем сделать свою презентацию еще лучше.
Расслабьтесь
Пришло время отдохнуть и погреться в лучах заслуженной славы.
Что дальше?
Я обещал, что сведу к минимуму количество глав по редактированию изображений,
так что я оставил для вас только две. В следующей главе будут кратко описаны
техники редактирования и ретуширования изображений, а в главе, которая
последует за ней, вам будет показано, как вы можете создавать некоторые
интересные специальные эффекты.